Veel directies hadden gehoopt dit besluit niet te hoeven nemen.
Toch werd dit werkelijkheid in veel organisaties afgelopen week.
Enig idee waar ik het over heb?
Mondkapjes op de werkvloer.
Hoe ongemakkelijk het nemen van dit besluit ook is; het implementeren ervan is zo mogelijk nog ingewikkelder.
Zo maar een paar vragen die de afgelopen week in mijn werkpraktijk naar voren kwamen:
- Wie betrekken we bij de besluitvorming en praktische invulling?
- Hoe en via wie communiceren we dit besluit?
- Wat is de rol van de ondernemingsraad?
- Hoe betrekken we de frontlinie? De collega’s die ze daadwerkelijk tijdens hun dienst en werktijden moeten dragen?
- Hoe zorgen we voor de praktische invulling? Waar is de distributie en hoe zorgen we voor voldoende voorraad?
- Wat vragen we aan onze klanten? Wel of niet?
- Hoe spreken we elkaar aan bij het niet of slordig naleven van de regels?
- Hoe organiseren we de aandacht voor de fysieke en praktische ongemakken?
- ……
Aan veel van bovenstaande punten werd helemaal voorbijgegaan, waardoor veel managers en hun teams ook compleet verrast werden en zich overruled en gepiepeld voelden.
Kortom: In veel organisaties liep dit proces chaotisch en vaak gepaard met veel discussies.
Herkenbaar?
Logisch! De emoties die hiermee gepaard gaan kunnen voor vuurwerk zorgen. De mondkapjes discussie is voor iedereen belangrijk genoeg om voor te strijden.
Collega’s komen in elkaars vaarwater, hebben andere voorkeuren en meningen. Dat komt voor in werksituaties en hoort erbij. Vandaag gaat het over de mondkapjes, morgen gaat het weer over iets anders.
Is het niet beter om die discussies uit de weg te gaan? Voor de gezelligheid en de goede lieve vrede?
Nee, zeker niet! Conflicten of meningsverschillen kunnen juist heel nuttig zijn. Het kan de implementatie versnellen en leiden tot een verbetering van de aanpak en uitvoering.
Voorwaarde is wel dat we bereid zijn om onze emoties en ego even op een lager pitje te zetten. Waar gaat het eigenlijk om? Niemand vindt dit een feestje, iedereen vindt die mondkapjes kriebelen en benauwd.
Laten we proberen discussies te bekijken als verschillen van inzicht en benaderen met een zekere nuchterheid.
Probeer eens eerlijk naar jouw manier van communiceren te kijken. Welke voorkeuren heb jij in het voeren van discussies? Geef je liever toe, of druk je jouw mening door? Trek je je terug of doe je snel water bij de wijn? Afhankelijk van de situatie kan het één effectiever zijn dan het ander. Denk aan het model van Thomas en Killman uit de jaren 70.
In de discussie over de mondkapjes stel ik voor dat we ons proberen te houden aan één van de belangrijkste eigenschappen die Stephan Covey ons over effectief leiderschap heeft bijgebracht: Eerst begrijpen en pas dan begrepen worden.
Ik gebruik in dit stukje als voorbeeld de discussies over het dragen van mondkapjes op de werkvloer. Maar hoe kunnen we in onze werksituatie in het algemeen ervoor zorgen dat we op een goede manier onze meningsverschillen uitvechten? 3 tips:
- Afhankelijk van de urgentie en het niveau van de besluitvorming, is het handig om met een relevante groep collega’s om de tafel te zitten (bijvoorbeeld je managers of het Corona team in het voorbeeld van de mondkapjes), waarmee je de verschillende zienswijzen uitwisselt en bespreekt. Geef elkaar spreekruimte door de spotlight echt even op 1 persoon te zetten, zonder elkaar in de rede te vallen. Aansluitend laat je de andere groepsleden verduidelijkende vragen stellen (waak voor suggestieve vragen). Daarna verplaats je de spotlight naar de volgende collega. Net zolang iedereen zijn zegje heeft kunnen doen. Spreek vooraf de lengte van de zendtijd af en zet desnoods een timer.
- Laten we ons proberen te verplaatsen in de schoenen van de ander en moeite doen om de verschillende argumenten en standpunten vanuit die andere schoenen te begrijpen. Als ik jou begrijp, wil dat nog niet zeggen dat ik het ook mee jou eens ben. Naast elkaar staan in plaats van tegenover elkaar. Als jullie ‘in’ zijn voor een experimentje, zou je ook eens letterlijk fysiek op de plaats van de ander kunnen gaan staan of zitten en doen alsof je ook echt die collega bent. Hoe kijk je dan tegen de discussie aan?
- Alert zijn op de aannames die we doen en ons bewust worden van onze oordelen. Checken bij elkaar of we elkaar echt goed begrijpen, door simpel weg te herhalen en samen te vatten wat de ander zegt. Niet invullen voor een ander, maar checken of het wel klopt wat wij denken dat de ander denkt. Probeer niet te papegaaien maar gebruik je eigen woorden.
Tsja, ik weet het, dat vraagt een hoop lef en energie bovenop alle hectiek en werklast die je nu ervaart (oké dit zijn aannames).
En toch… stel je eens voor…
Hoe zou het zijn als je deel zou uitmaken van het team, dat door het toepassen van deze deze praktische tips, in staat is om betere en snellere beslissingen te nemen? Knopen doorhakken die ook nog eens makkelijker uitvoerbaar blijken te zijn in de praktijk waardoor de focus en energie niet opgaat aan gedoe en andere zaken die niet bijdragen aan waar jullie eigenlijk voor gaan.
Dan wíl je toch net dat beetje extra geven en juist dankzij die meningsverschillen bouwen aan dat A- team met top skills, dat klaar staat voor nog hetere vuren!
